Sổ thu chi homestay trên bảng tính chỉ cần một trang ghi từng khoản tiền vào, tiền ra theo ngày với vài cột cố định: ngày, nội dung, nhóm, số tiền, hình thức, gắn với lượt khách nào; cuối tháng một trang tổng hợp tự cộng theo nhóm để biết mình lãi hay lỗ, tiền đi đâu. Điều kiện để sổ có ích là ghi đều mỗi ngày và tách hẳn tiền homestay khỏi tiền chi tiêu gia đình.
Ở nhiều homestay gia đình quanh hồ Tà Đùng, tiền phòng, tiền bán cà phê, tiền chợ, tiền điện, tiền học của con đi chung một túi và một tài khoản. Cuối mùa cao điểm, chủ nhà thấy khách đông mà không rõ còn lại bao nhiêu. Mùa mưa vắng khách, không biết phải để dành bao nhiêu cho tiền điện, tiền công, tiền sửa mái.
Bài này hướng dẫn dựng một sổ thu chi đơn giản trên bảng tính của điện thoại hoặc máy tính, cách ghi hằng ngày, các con số nên nhìn cuối tháng, và những giấy tờ nên giữ. Phần thuế và hoá đơn chỉ nêu nguyên lý, vì quy định với hộ kinh doanh đang được điều chỉnh; chi tiết luôn phải kiểm với cơ quan thuế quản lý.
Vì sao homestay gia đình cần sổ thu chi riêng?
Homestay là một việc kinh doanh có chi phí ẩn khá nhiều. Tiền phòng thu vào thì dễ thấy, nhưng chi ra rải rác: nước giặt, điện, ga, củi, công dọn phòng, sửa vòi nước, thay chăn ga, phí nền tảng đặt phòng, phí chuyển khoản, xăng xe đi chợ xa, quà tặng khách. Không ghi, chủ nhà thường ước lượng chi phí thấp hơn thực tế khá nhiều.
Sổ thu chi cũng giúp nhìn ra tính mùa vụ, đặc điểm rõ của du lịch vùng hồ. Cuối tuần, lễ, mùa khô có thể đông; ngày thường, mùa mưa vắng. Nhìn số liệu theo tháng qua một năm, chủ nhà biết cần giữ lại bao nhiêu từ mùa đông khách để trang trải mùa vắng, và tháng nào nên làm sửa chữa lớn vì ít khách.
Lý do thứ ba là để nói chuyện với ngân hàng, với người góp vốn, với cơ quan thuế khi cần. Một sổ ghi chép rõ ràng, khớp với sao kê tài khoản, là căn cứ để vay vốn mở rộng, để chia lợi nhuận trong gia đình khi nhiều anh chị em cùng góp, và để kê khai thuế đúng.
Cuối cùng, sổ thu chi giúp trả lời những câu hỏi kinh doanh rất cụ thể: có nên mở thêm hai phòng, có nên bỏ một nền tảng đặt phòng vì phí cao mà mang ít khách, bữa sáng tặng kèm có đáng không. Không có số liệu, mỗi câu hỏi đều là đoán.
Cấu trúc sổ: các cột nên có ở trang ghi hằng ngày
Mỗi hàng là một khoản tiền. Giữ số cột ít, tên cột rõ, để ghi nhanh trên điện thoại:
| Cột | Ví dụ cách ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày phát sinh khoản tiền | Không phải ngày nhập sổ |
| Thu hay chi | Thu hoặc Chi | Dùng danh sách chọn để không gõ sai |
| Nhóm | Tiền phòng, ăn uống, dịch vụ, điện nước, công, sửa chữa, vật tư, phí nền tảng… | Cố định danh sách nhóm, không tự đặt nhóm mới mỗi lần |
| Nội dung | Cọc phòng gỗ ngày 14, mua nước giặt | Ngắn, đủ hiểu |
| Số tiền | Chỉ số, không chữ | Để công thức cộng được |
| Hình thức | Chuyển khoản, tiền mặt, qua nền tảng | Giúp đối soát với sao kê và tiền mặt trong két |
| Gắn với lượt khách | Tên khách hoặc mã đặt phòng | Nối sổ thu chi với lịch phòng |
| Chứng từ | Có hoá đơn, có biên lai, không có | Nhắc cất giấy tờ |
Danh sách nhóm nên được chốt từ đầu, khoảng mười đến mười lăm nhóm. Nhóm quá chi tiết làm người ghi bối rối, nhóm quá chung thì cuối tháng không phân tích được gì. Có thể thêm nhóm mới khi thật cần, nhưng ghi chú lại ngày bắt đầu dùng.
Nếu homestay còn bán cà phê, nông sản hay dịch vụ khác, nên tách thành nhóm riêng hoặc trang riêng, để biết phần nào của việc kinh doanh đang mang lại tiền.
Ghi hằng ngày: thói quen nhỏ quyết định sổ có dùng được không
Ghi trong ngày, không để dồn. Mỗi tối, trước khi kiểm lịch phòng ngày mai, dành vài phút ghi các khoản trong ngày. Dồn đến cuối tuần thì quên gần hết các khoản chi nhỏ, mà chính các khoản nhỏ cộng lại mới làm lệch bức tranh.
Một người chịu trách nhiệm. Nhiều người trong nhà cùng chi tiền, nhưng nên có một người giữ sổ. Người khác chụp biên lai hoặc nhắn lại khoản đã chi vào nhóm chat nội bộ, người giữ sổ ghi vào.
Tách tài khoản và tiền mặt. Tiền homestay đi qua một tài khoản riêng như đã nói ở bài về đặt cọc. Tiền mặt thu từ khách để trong một hộp hoặc két riêng, không lẫn với ví cá nhân. Khi lấy tiền homestay chi việc nhà, ghi rõ là rút ra cho gia đình, đừng coi như chi phí.
Khi sóng yếu, ghi tạm rồi nhập sau. Bảng tính trực tuyến cần mạng để lưu. Ở chỗ sóng yếu, ghi tạm vào ghi chú điện thoại hay cuốn sổ nhỏ, nhập lại khi ra chỗ có sóng, rồi gạch dòng đã nhập.
Đối soát mỗi tuần. Cuối tuần, so tổng tiền chuyển khoản trong sổ với sao kê tài khoản homestay, so tiền mặt trong sổ với tiền trong hộp. Lệch nhỏ thì tìm ngay khi còn nhớ.
Cuối tháng nhìn những con số nào?
Trang tổng hợp tự cộng từ trang ghi hằng ngày bằng công thức theo nhóm và theo tháng. Không cần nhiều biểu đồ; vài con số dưới đây đã đủ để ra quyết định:
| Con số | Cách tính | Đọc để biết gì |
|---|---|---|
| Tổng thu, tổng chi, chênh lệch | Cộng theo cột Thu hay chi | Tháng này lãi hay lỗ |
| Số đêm phòng đã bán | Đếm từ lịch phòng | Mức độ đông khách |
| Tỷ lệ lấp phòng | Đêm phòng đã bán chia cho tổng đêm phòng có thể bán | So giữa các tháng, các mùa |
| Thu bình quân một đêm phòng | Tiền phòng chia số đêm phòng đã bán | Giá thực nhận sau khuyến mãi, phí |
| Chi phí theo nhóm | Cộng theo cột Nhóm | Nhóm nào tăng bất thường |
| Thu theo kênh đặt phòng | Cộng theo kênh, nối từ lịch phòng | Kênh nào mang tiền về nhiều nhất sau khi trừ phí |
Ví dụ giả định để hiểu tỷ lệ lấp phòng: homestay có năm phòng, tháng ba mươi ngày, tổng đêm phòng có thể bán là một trăm năm mươi. Nếu bán được sáu mươi đêm phòng thì tỷ lệ lấp phòng là bốn mươi phần trăm. Con số chỉ có ý nghĩa khi so với chính mình qua các tháng, không so với nơi khác.
Đặt các con số tháng cạnh nhau trên một hàng, sau một năm sẽ thấy rõ nhịp mùa vụ của homestay ở vùng hồ, và biết tháng nào cần tiết kiệm, tháng nào nên đầu tư.
Chi phí theo mùa ở vùng hồ: ghi thế nào cho đúng
Một số khoản chi ở homestay vùng hồ không đều theo tháng: thay mái trước mùa mưa, sơn lại gỗ sau mùa mưa, mua chăn dày trước mùa lạnh, sửa đường vào sau những trận mưa lớn, mua máy phát điện dự phòng. Nếu ghi trọn vào tháng phát sinh, tháng đó trông như lỗ nặng, tháng khác trông như lãi lớn, khó nhìn ra thực chất.
Cách đơn giản cho homestay nhỏ là ghi khoản chi đúng tháng phát sinh trong sổ hằng ngày, nhưng thêm một cột hoặc nhóm riêng là đầu tư, sửa chữa lớn. Khi đọc báo cáo tháng, nhìn hai con số: chênh lệch thu chi thường xuyên, và các khoản đầu tư lớn tách riêng. Như vậy biết được việc vận hành hằng ngày có lãi không, tách khỏi những khoản bỏ ra một lần dùng nhiều năm.
Cũng nên có một dòng để dành theo kế hoạch. Ví dụ giả định, mỗi tháng đông khách để riêng một phần chênh lệch vào quỹ sửa chữa, đến mùa mưa có sẵn tiền thay mái mà không phải vay. Con số cụ thể mỗi nhà tự quyết theo tình hình của mình.
Chi phí điện ở vùng hồ cũng đáng theo dõi riêng, nhất là khi có máy bơm nước, bình nóng lạnh, tủ đông. So tiền điện với số đêm phòng đã bán qua các tháng giúp phát hiện thiết bị hao điện bất thường hay rò điện, việc liên quan cả tiền lẫn an toàn.
Thuế và hoá đơn: nguyên lý cần biết, chi tiết phải hỏi cơ quan thuế
Homestay kinh doanh lưu trú thường hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, và có nghĩa vụ thuế theo quy định. Chính sách thuế với hộ kinh doanh đang được điều chỉnh, với xu hướng chung là quản lý theo doanh thu thực tế, tăng dùng hoá đơn điện tử và thanh toán không tiền mặt. Mức thuế, ngưỡng doanh thu, cách kê khai và thời hạn cụ thể chủ cơ sở phải kiểm với cơ quan thuế quản lý địa bàn xã Tà Đùng hoặc qua kênh thông tin chính thức của ngành thuế, không dựa vào lời truyền miệng.
Về hoá đơn, quy định về hoá đơn điện tử với hộ kinh doanh đã có những điều chỉnh từ năm 2025, trong đó một số nhóm hộ kinh doanh phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Homestay thuộc nhóm nào, cần làm gì, nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế.
Dù quy định cụ thể ra sao, sổ thu chi đều đặn là nền tảng để kê khai đúng. Khi doanh thu đã ghi đủ, khớp với sao kê tài khoản và lịch phòng, việc kê khai chỉ còn là chép số. Ngược lại, nếu tiền homestay lẫn tiền gia đình, đến kỳ kê khai sẽ rất khó tách và dễ sai.
Sau ngày 1/7/2025, địa chỉ hộ kinh doanh ở Tà Đùng chuyển từ huyện Đắk Glong, tỉnh Đắk Nông sang xã Tà Đùng, tỉnh Lâm Đồng. Nên hỏi cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh có cần cập nhật thông tin đăng ký hay không, để hoá đơn, chứng từ ghi địa chỉ thống nhất.
Giấy tờ nên giữ và giữ ở đâu
Sổ thu chi chỉ đáng tin khi có chứng từ đi kèm. Những thứ nên giữ:
- Sao kê tài khoản homestay theo tháng, tải về và lưu vào một thư mục theo năm.
- Hoá đơn mua vật tư, thiết bị, sửa chữa lớn; hoá đơn tiền điện, nước, internet.
- Báo cáo thanh toán từ nền tảng đặt phòng, cho biết từng đặt phòng, hoa hồng, tiền thực nhận.
- Hợp đồng thuê người làm, bảng chấm công và biên nhận trả công.
- Biên lai nộp thuế, phí, lệ phí; giấy tờ đăng ký kinh doanh.
- Với khoản chi nhỏ không có hoá đơn, như mua rau ở chợ xã, ghi rõ trong sổ và chụp lại giấy ghi tay nếu có.
Chứng từ giấy chụp lại, lưu vào thư mục trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến có bảo mật, tên tệp theo ngày và nội dung. Bản giấy cất trong túi theo tháng, để nơi khô ráo, tránh ẩm mốc mùa mưa. Thời gian lưu giữ chứng từ theo quy định kế toán, thuế hiện hành; kiểm với cơ quan thuế hoặc người làm kế toán.
Những tài liệu này cũng nên có bản sao lưu ở nơi thứ hai, như một ổ lưu trữ ngoài hoặc một tài khoản lưu trữ khác, phòng khi điện thoại mất hay máy tính hỏng.
Câu hỏi thường gặp
Homestay nhỏ có cần sổ thu chi không hay chỉ cần nhìn tài khoản ngân hàng?
Sao kê ngân hàng chỉ cho thấy tiền vào ra, không cho biết khoản nào thuộc nhóm nào, gắn với khách nào, và không có các khoản tiền mặt. Sổ thu chi đơn giản trên bảng tính giúp biết lãi lỗ thật, chi phí theo nhóm và nhịp mùa vụ.
Nên dùng phần mềm kế toán hay bảng tính cho homestay?
Homestay gia đình vài phòng dùng bảng tính có trang ghi hằng ngày và trang tổng hợp là đủ. Khi quy mô lớn, nhiều nhân viên hoặc cần xuất hoá đơn nhiều, cân nhắc phần mềm hoặc nhờ người làm kế toán.
Tỷ lệ lấp phòng tính thế nào?
Lấy số đêm phòng đã bán trong tháng chia cho tổng số đêm phòng có thể bán, tức số phòng nhân số ngày. Con số này nên so với chính homestay qua các tháng để thấy nhịp mùa, không so với nơi khác vì điều kiện khác nhau.
Homestay ở Tà Đùng đóng thuế thế nào?
Tuỳ hình thức hoạt động và quy định hiện hành với hộ kinh doanh, doanh nghiệp. Chính sách thuế và hoá đơn với hộ kinh doanh đang được điều chỉnh, nên chủ cơ sở cần hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý địa bàn để biết nghĩa vụ cụ thể.
Tiền mặt khách trả nên ghi sổ thế nào?
Ghi ngay trong ngày với hình thức tiền mặt và gắn với lượt khách. Tiền mặt homestay để trong hộp hoặc két riêng, không lẫn ví cá nhân, và mỗi tuần đối chiếu số tiền trong hộp với tổng tiền mặt trong sổ.
Sửa mái, mua máy phát điện có tính vào chi phí tháng đó không?
Có thể ghi đúng tháng phát sinh nhưng nên tách vào nhóm đầu tư, sửa chữa lớn. Khi đọc báo cáo, nhìn riêng chênh lệch thu chi thường xuyên và các khoản đầu tư lớn để không hiểu nhầm tháng đó lỗ nặng.